סדר, ניקיון וטעם טוב במשרד עורכי דין

שמירה על ניקיון וסדר בסביבת העבודה ובפרט במשרדי עורכי דין חיונית הן לעובדים והן למעסיקים וזה בין היתר כדי למנוע מחלות, הדבקות והידבקויות בצוות, אשר מגדילות את כמות ימי המחלה ופוגעות משמעותית בפרודוקציה. מעבר לנושא הבריאות, סביבת עבודה נקייה ומסודרת הוכחה כמשפרת את מצב הרוח של העובד, מעודדת את התחושה שיש מי שדואג לי ומגבירה

שמירה על ניקיון וסדר בסביבת העבודה ובפרט במשרדי עורכי דין חיונית הן לעובדים והן למעסיקים וזה בין היתר כדי למנוע מחלות, הדבקות והידבקויות בצוות, אשר מגדילות את כמות ימי המחלה ופוגעות משמעותית בפרודוקציה. מעבר לנושא הבריאות, סביבת עבודה נקייה ומסודרת הוכחה כמשפרת את מצב הרוח של העובד, מעודדת את התחושה שיש מי שדואג לי ומגבירה את המוטיבציה, מה שבאופן ישיר מגדיל את התפוקה ומשתלם (לא רק בפן הכלכלי) לשני הצדדים הקשורים בדבר.

מלבד הסיבות שתוארו לעיל אשר רלוונטיות לשמירה על ניקיון וסדר במקומות עבודה ככלל, ישנן סיבות נוספות הקשורות ספציפית לעורכי דין, שבגינן חשוב מאוד לשמור על משרד עורכי דין מסודר ונקי.

בסקירה שלפניכם נביא את הנקודות שדורשות התייחסות בהקשר זה וכמו כן, נציע טיפים פרקטיים שיעזרו לשמור על משרד עורכי דין מבריק, מסודר ומרשים. כזה שכל לקוח שיגיע אליו ירצה להישאר וגם לחזור בשנית.

אין שני לרושם ראשוני מול לקוחות

בריאיון שערכנו עם אביעד יחזקאל, מנכ"ל חברת הניקיון גד קלין, שמספקת שירותי ניקיון למאות משרדי עורכי דין בארץ, הוא הסביר "רושם ראשוני נוצר תוך שניות בודדות והוא מושפע מלא מעט משתנים וביניהם, נראות חיצונית, שפת גוף, טון דיבור וכך הלאה.

כשמדובר בעורכי דין, לעיצוב המשרד וניקיונו יש השפעה אדירה על הרושם שעורך הדין משאיר על הלקוח הפוטנציאלי".

מחקרים שנערכו בנושא קובעים שהזמן שלוקח לנו לחוש במהימנות של זה הנמצא מולנו הוא עשירית שנייה ותוך שלושים שניות בלבד ניתן לייצר רושם ראשוני של אטרקטיביות ואינטליגנטיות.

מר יחזקאל ממשיך ומוסיף "עורכי דין שרוצים להשאיר רושם ראשוני טוב, מוכרחים לשים דגש לא רק על הדברים שקשורים בהם ישירות כאנשים, אלא גם על נראות המשרד ומה הסביבה הפיזית שבה הם עובדים מקרינה כלפי חוץ ללקוחות.

משרד עורכי דין שרוצה לשדר מקצועית, יציבות ואמינות, מוכרח להיות מסודר ומבריק מניקיון וכמו כן, מעוצב בחוכמה, שזה אומר לשלב בין אלמנטים עיצוביים שמשדרים ייצוגיות, רשמיות ורצינות ומאידך, חמימות וביתיות. הלקוח הממוצע מקווה לראות מולו עורך דין מקצועי ורציני, אבל גם בן אדם ולכן עיצוב מאופק עלול להרחיק בין הלקוח לעורך הדין. אני אישית ממליץ להתייעץ עם מעצב ולמצוא את האיזון בין ייצוגי לקליל ועכשווי".

הרושם הראשוני מתבסס על מספר מרכיבים, שנאספים באופן אוטומטי ולא מודע בראשו של הלקוח כבר מהרגע שהוא מגיע לבניין שבו ממקום המשרד.

"זה מתחיל כשהוא עולה במדרגות או במעלית, ממשיך כשהוא פוגש את המזכירה בעמדת הקבלה, בזמן שהוא מחכה לפגישה בחדר הממתנה, כשהוא הולך לשירותים כדי להתפנות וכמובן במהלך הפגישה עצמה שמתנהלת לרוב בחדר הישיבות או במשרדו האישי של עורך הדין.

בכל רגע נתון הלקוח קולט סימנים מהסביבה שבה הוא נמצא, לפני פגישה עם עורך דין ובכלל בחיים כשאנחנו מגיעים למקום חדש. אם רוצים ליצור רושם טוב, חייבים להקפיד לנקות את כל המקומות שהזכרתי, לא פעם באף פעם, אלא כל יום".

השפעה אדירה על התדמית עסקית

בהקשר ישיר לשיח על סביבה נקייה ומסודרת במשרדי עורכי דין ככלי ליצירת רושם ראשוני מוצלח, נעמיק ונאמר שלניקיון יש השפעה לא רק על הרושם מול כל לקוח שמגיע ברמת הפרט, אלא גם על התדמית העסקית.

"תארו לעצמכם שאתם מגיעים לפגישה עם עורך דין וחדר המדרגות מלא כתמים. זה גורם לתחושה לא נעימה, שלא נדבר על זה שאנשים עלולים להחליק על הכתמים האלו. עמדת קבלה מבולגנת גורמת לבלבול אצל זה שמביט בעמדה, פינת המתנה מלוכלכת מכניסה אותנו למצב קפוץ, אנחנו פחות נינוחים ויותר דרוכים.

לקוח שמרים עיתון בזמן שהוא מחכה ומקבל לפניו גל אבק, נעשה עצבני וכך גם אם הוא רוצה להתפנות וחסר נייר בשירותים או שהאסלה מטונפת".

מר יחזקאל מוצא קשר ישיר בין הנראות של המשרד לתחושות שמתעוררות אצל הלקוח ומבסס את ממצאיו על סמך מחקרים וניסיון עבר.

"לפני שנתיים הגיע אליי לקוח, מנהל של משרד עורכי דין גדול ומוכר בארץ בתחום דיני המשפחה ואמר שהוא מוכרח להחליף את חברת הניקיון שהוא מעסיק. הוא התיישב אצלי לפגישה במשרד בפנים זעופות ואמר לי 'אביעד, לא תאמין איזה פדיחה הייתה לי השבוע. מגיעה אליי למשרד לקוחה, איזו הייטקיסטית עשירה שרוצה לפתוח הליך גירושין מול בעלה שבגד בה.

היא כבר שלחה לנו תיעוד של הבגידות שאספה בעזרת חוקר פרטי והייתה לא מעט ניירת שקשורה לגברת הזו, שנמצאת אצלנו במשרד'.

העורך דין הזה לוקח נשימה עמוקה וממשיך לספר לי 'עמדת הקבלה הייתה בברדק אטומי ולקח למזכירה שלי מעל רבע שעה רק למצוא את התיק.

הלקוחה נהייתה עצבנית וכשקראתי לה למשרד, היא ביקשה להגיף את הווילונות כדי שנוכל לשוחח בפרטיות. תוך כדי שאני מזיז את הווילון למען הדיסקרטיות שביקשה, מלא אבק עף לה לתוך הפנים ואני רואה את הווריד שלה מתנפח.

התנצלתי במבוכה וביקשתי מהמזכירה שתכין לשנינו קפה. על המזל שלי הכוס קפה שהלקוחה קיבלה הייתה מלוכלכת משאריות אודם של זו שישבה לפניה, בקיצור, רציתי לקבור את עצמי. אז הבנתי סופית שאני מעסיק חרא של חברת ניקיון ושזה פוגע בתדמית העסקית של המשרד ודופק לי עסקאות. מיותר לציין שהלקוחה ההיא לא חזרה אלינו'.

זו לא היתה פעם ראשונה שאני שומע סיפורים כאלו, בעלי עסקים ובמיוחד עורכי דין לא מבינים את החשיבות של ניקיון במשרד. הם חושבים שיחסכו כמה שקלים על ההוצאה של ניקיון, אבל מה שהם מפספסים זה ששירותי ניקיון למשרד הם לא הוצאה, אלא השקעה.

עורכי דין שמשקיעים בנראות של המשרד, זוכים לתמורה במגוון רבדים ובמיוחד בכל הקשור ביחסיהם עם לקוחות ובשיפור התדמית העסקית. עורך דין שרוצה להחתים את הלקוח שמגיע אליו, צריך לזכור שתהליך החיזור לא נגמר רק בפרסום אפקטיבי ברחבי הרשת, זה מתחיל בפרסום וממשיך למשרד הפיזי ולנראות. הלקוח כל הזמן בוחן ולעורך דין אסור ליפול במבחן הזה רק בגלל שירותים מסריחים או כוס קפה מוכתמת".

כמה טיפים לשמירה על ניקיון וסדר

כדי לשמור על ניקיון, סדר ואווירה טובה במשרד, להרשים לקוחות ולגרום להם לבחור בכם ולא במתחרים, יש כמה דגשים שכדאי לשים לב אליהם. ראשית, מומלץ לשכור חברת ניקיון אמינה ומקצועית, בעלת מומחיות בניקיון משרדי עורכי דין. שנית, רצוי לקבוע את הניקיון בשעות הערב המאוחרות או הבוקר, משמע בזמן שאין לקוחות ועובדים במשרד, כדי לא להפריע להתנהלות השוטפת של המשרד.

אביעד יחזקאל מפרט מה בדיוק צריכה חברת הניקיון לעשות במסגרת תפקידה: "חייבים לשטוף את הרצפה לפחות פעם ביום, גם בחללים הפרטיים וגם באזורים המשותפים, לשאוב אבק מהשטיחים, הספות, הרהיטים ומכשירי החשמל, לנקות את חדר ההמתנה, את דלפק הקבלה, את המטבחון וכלי האוכל שבו, השירותים והאסלות וכמו כן לוודא שבכל רגע נתון יש שם נייר טואלט ומגבות לידיים, לנקות את חדר הישיבות והמשרדים האישיים, לפנות אשפה ולהחליף שקיות. אחת לתקופה חשוב לנקות את המזגנים ובסוף כל שבוע גם את החלונות בכל המשרד.

רוב משרדי עורכי הדין בארץ נמצאים בבניינים גבוהים, שבמקום קירות יש להם חלונות גדולים ואם כל המשרד שלכם יהיה מצוחצח אבל החלונות יהיו מלוכלכים ועכורים, הכל יראה מטונף.

אגב, הסדר לא פחות חשוב מהניקיון ולכן אני ממליץ למצוא פתרונות אחסון שהם גם יפים וגם שימושיים ונגישים, ששם תוכלו לאחסן בנוחות את כל הניירת שמצטברת. משרד נקי ומסודר הוא משרד שמשדר יציבות, דייקנות ומקצועית ובתחום של עריכת דין הייצוגיות הזו משחקת תפקיד סופר משמעותי ביחסים בין העורך דין ללקוח".

(כתבה ממומנת)